Une facture arrive par e-mail, une autre sur papier, une troisième dort dans l'espace client d'un fournisseur. Et à chaque fois, le même rituel : la télécharger, la renommer, recopier le fournisseur, le montant, la date. Puis tout renvoyer à votre expert-comptable en fin de mois, en espérant ne rien oublier.
Ce rituel peut disparaître. Dans AngelStart, vos factures d'achat entrent sans saisie, se vérifient en un coup d'œil, et partent seules là où votre expert-comptable les attend. Voici comment ça se passe.
Déposez vos factures, toutes d'un coup
Sur la page Factures d'achats, le bouton « Ajouter des factures » ouvre une zone de dépôt. Vous y glissez vos fichiers : un PDF, un scan, une photo prise avec votre téléphone, ou une facture électronique. Jusqu'à 50 fichiers d'un coup, 15 Mo chacun.
Chaque facture arrive dans l'onglet « À traiter ». Tant qu'elle y reste, elle n'entre dans aucun total : rien ne compte sans votre accord.
Les doublons sont surveillés pour vous :
- le même fichier déposé deux fois est écarté d'office ;
- une facture qui ressemble à une autre (même fournisseur, même montant, même date) est signalée, sans jamais vous bloquer.
Angel lit la facture à votre place
Un PDF, un scan ou une photo sont lus automatiquement. Le fournisseur, le numéro, la date, l'échéance et les montants se remplissent seuls, en quelques secondes. Vous voyez la lecture se faire : l'écran affiche « Lecture en cours », puis les champs se remplissent sous vos yeux, sans recharger la page.
Une facture électronique arrive, elle, déjà remplie : ses informations sont lues directement dans le fichier. Si ce format est encore flou pour vous, notre guide la facture électronique devient obligatoire fait le point.
Une règle guide cette lecture : mieux vaut un champ vide qu'un chiffre faux. Une information lue sans certitude reste vide et s'affiche « À compléter ». Et si les montants lus ne tombent pas juste entre eux, ils restent vides plutôt que de vous proposer un total incohérent. Angel lit, c'est vous qui validez.
Vérifiez, validez, c'est rangé
Ouvrez une facture de l'onglet « À traiter » : le document d'un côté, ce qu'Angel y a lu de l'autre. Si vous n'avez déposé qu'une facture, cet écran s'ouvre directement. Vous corrigez ce qui doit l'être, vous classez la facture si vous le souhaitez, puis vous cliquez sur « Valider la facture ».
À la validation, elle rejoint vos factures d'achats. Le fournisseur est retrouvé dans votre carnet s'il y est déjà ; sinon, sa fiche est créée. Tant qu'elle n'est pas validée, une facture déposée se supprime d'un geste.
La même boîte sert pour ce que vous avez facturé ailleurs. Une facture émise avec un autre outil, ou un avoir, se dépose dans l'onglet « À traiter » de vos factures de ventes, et rejoint les autres une fois validée.
Transférez vos factures par e-mail
La plupart des factures arrivent par e-mail. Chaque société a donc sa propre adresse de réception dans AngelStart. Vous la trouvez dans Réglages › Transmission de factures, onglet « Recevoir », et vous la copiez d'un clic.
Trois façons de vous en servir :
- transférer à la main l'e-mail d'un fournisseur ;
- créer une règle dans votre messagerie, qui transfère seule les e-mails de vos fournisseurs ;
- donner l'adresse directement à vos fournisseurs.
Chaque facture jointe arrive dans « À traiter », lue automatiquement, comme un dépôt. AngelStart garde la facture, pas le message.
Vous savez toujours ce qui est arrivé. Le panneau de votre adresse liste les derniers e-mails reçus : combien de factures ont été ajoutées, combien ont été ignorées, et pourquoi (sans pièce jointe, format refusé, fichier trop lourd, doublon). Et le matin, si de nouvelles factures sont arrivées par e-mail, un récapitulatif vous attend dans votre boîte. S'il n'est rien arrivé, pas d'e-mail.
Votre adresse circule trop ? Vous en changez en un clic, et l'ancienne ne reçoit plus rien.
Vos factures partent seules chez votre expert-comptable
Reste à transmettre. La plupart des logiciels d'expert-comptable donnent une adresse de réception, à laquelle on envoie ses factures par e-mail. AngelStart s'en sert pour vous.
Dans Réglages › Transmission de factures, onglet « Envoyer », vous choisissez le logiciel de votre expert-comptable, puis vous collez son adresse de réception. L'écran vous montre où la trouver, et si vous n'y avez pas accès, votre expert-comptable peut vous la donner.
Ensuite, chaque facture que vous validez dans « À traiter » part seule, fichier d'origine intact. À l'activation, vous pouvez aussi envoyer celles déjà validées dans le mois.
Vous gardez la main :
- le détail d'une facture d'achat indique dans quel logiciel elle se trouve, et depuis quand ;
- si un envoi échoue, vous êtes prévenu, et vous renvoyez en un geste ou corrigez l'adresse ;
- chaque nouvelle adresse, et chaque changement, vous est confirmé par e-mail ;
- vous arrêtez l'envoi automatique quand vous voulez.
Concrètement, une facture du lundi au mardi
Lundi, votre fournisseur de matériel vous envoie sa facture par e-mail. Votre messagerie la transfère toute seule à votre adresse AngelStart. Mardi matin, un e-mail vous dit qu'une facture est arrivée. Vous ouvrez « À traiter » : fournisseur, numéro, date et montants sont remplis. Vous vérifiez, vous validez. La facture rejoint vos achats et part dans le logiciel de votre expert-comptable.
Le reçu du déjeuner avec un client ? Une photo, un dépôt, et le même chemin.
Vous n'avez rien tapé, rien renommé, rien renvoyé. Et votre expert-comptable reçoit des factures complètes au fil de l'eau, au lieu d'un paquet en fin de mois.
